Bagian-bagian surat dan fungsinya :
1. Kepala Surat, berfungsi:
- a. Sebagai alat pengenal
- b. Sebagai alat pemberian informasi
- c. Sebagai iklan, pada kantor-kantor tertentu
2. Tanggal Surat, berfungsi:
- a. Sebagai referensi
- b. Sebagai pemberian informasi
3. Nomor Surat, berfungsi:
- a. Sebagai alat penunjuk bagi petugas filing
- b. Sebagai alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu
- c. Menunjukkan unit asal surat
- d. Sebagai referensi
4. Lampiran, berfungsi:
Sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.
5. Perihal, berfungsi:
- a. Sebagai refernsi
- b. Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan
- c. Sebagai petunjuk bagi petugas filing
6. Alamat dalam, berfungsi:
- a. Sebagai petunjuk bagi petugas filing
- b. Sebagai petunjuk kemana surat harus disampaikan
- c. Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela
7. Salam Pembuka, berfungsi:
Sebagai tanda pembicaraan akan dimulai. Tidak digunakan dalam surat resmi.
8. Isi Surat, berfungsi:
Memberikan uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya
9. Salam penutup, berfungsi:
Sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat resmi
10. Nama jabatan, berfungsi:
- a. Sebagai identitas penanggung jawab
- b. Sebagai petunjuk bagi petugas filing
11. Inisial, berfungsi:
Untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan
12.Tembusan, berfungsi:
Apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut
Filing
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.Sistem Filing
Ada 5 dasar pokok sistem filing, yaitu:1. sistem abjad
2. sistem subyek
3. sistem geografis
4. sistem nomor
5. sistem kronologis
Advertisement
